Er wordt steeds meer gebruikt gemaakt van digitaal briefpapier. Met deze handleiding maak je een Word sjabloon met het ontwerp van je gedrukte briefpapier. De handleiding is geschikt voor Word 2013, 2010 en 2007.
Hoe zorg je dat je Word sjabloon er professioneel uitziet?
Zorg allereerst voor goede kwaliteit afbeeldingen van je briefpapier. In de meeste gevallen zul je dit niet zelf kunnen en kun je dit het beste aan je grafisch ontwerper vragen.
Zelf maak ik png-bestanden vanuit Indesign en Illustrator. Dan krijg je een goede kwaliteit en zijn de bestanden toch niet te zwaar (in het voorbeeld in dit artikel slechts 56 kb in totaal). Zo blijft je Word document ook lekker licht.
Beslaat het ontwerp zowel de bovenkant als onderkant van je briefpapier, maak hier dan 2 aparte afbeeldingen van. Heb je maar op 1 plek van het briefpapier je ontwerp staan (bovenzijde of onderzijde) dan maak je uiteraard maar 1 afbeelding.
Wat moet je doen als je briefpapier aflopend is gedrukt?
Houd er rekening mee dat bij het uitprinten van je Word document in principe aan alle zijden een witrand staat! Tenminste, bij de meeste printers. Sommige printers kun je instellen op aflopend printen (zonder witranden). Is jouw gedrukte briefpapier aflopend gedrukt en kun je niet aflopend printen? Dan zal de geprinte versie er anders en waarschijnlijk minder mooi uitzien.
Je kunt dan het beste aan je grafisch ontwerper vragen om een aangepast ontwerp dat zoveel mogelijk lijkt op het oorspronkelijke briefpapier. Moet je je briefpapier nog laten ontwerpen? Zorg er dan voor dat je een ontwerp krijgt dat zowel geschikt is voor drukwerk als voor printen.
Aan de slag! Het Word sjabloon maken
Hieronder staan de stappen beschreven hoe je het Word sjabloon maakt van je briefpapier. Wanneer je briefpapierontwerp alleen een bovenzijde heeft, dan kun je stap 6 t/m 8 overslaan. Wil je alleen de onderzijde vastleggen, dan sla je de stappen 2 t/m 5 over.
Tip: houd tijdens het proces het originele briefpapier als leidraad bij de hand.
Stap 1
Open een nieuw bestand in Word. Sla dit bestand op als Word sjabloon (of Word template wanneer je een Engelstalige versie hebt).
De bovenzijde
Stap 2
Kies Invoegen > Koptekst en klik op > Koptekst bewerken
Stap 3
Kies Invoegen > Afbeeldingen > Selecteer het betreffende png-bestand voor in de Koptekst en klik op > Invoegen. De afbeelding staat nu in de koptekst van het Word document.
Stap 4
Selecteer de afbeelding en selecteer dan onder Opmaak > Tekstterugloop > Achter tekst
Stap 5
Nu kun je de afbeelding verplaatsen en ook de juiste grootte geven. Kijk uit met het vergroten van de afbeelding, want dan wordt de printkwaliteit al gauw minder. De bovenzijde van je briefpapier sjabloon is nu klaar.
De onderzijde
Nu ga je de onderzijde maken. Sla voor de zekerheid eerst even het document nog een keer op.
Stap 6
Kies Invoegen > Voettekst > Voettekst bewerken
Stap 7
Kies onder Invoegen > Afbeeldingen en selecteer het betreffende png-bestand voor in de voettekst. Kies het juiste bestand uit en klik op Invoegen. De afbeelding staat nu in de Voettekst van het Word document.
Stap 8
Selecteer onder Opmaak > Tekstterugloop > Achter tekst. Nu kun je de afbeelding verplaatsen en ook op de juiste grootte maken. Kijk weer uit met vergroten van de afbeelding (zie stap 5).
Alles vastleggen
Stap 9
Klik tenslotte op Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten en klik daar op Koptekst en voettekst sluiten. Het briefpapier staat nu op de achtergrond en kan niet meer aangepast worden. Sla het bestand tenslotte op.
Stap 10
Maak een proefprint op normale en goede kwaliteit in kleur en zwart-wit om te checken of je briefpapier er goed uitziet.
Het sjabloon gebruiken
Wanneer je nu een document wilt maken met je briefpapier achtergrond, dan open je het sjabloon in Word en zet je er jouw tekst in. Je slaat het op en klaar is je Word document. Het sjabloon zelf zal ongewijzigd blijven en kun je zo telkens opnieuw gebruiken.
Mijn volgende blog gaat over de opmaak van je brief zelf. Door een Word sjabloon te maken met vaste opmaak, krijgt je huisstijl meer body en hoef je ook niet steeds opnieuw dezelfde instellingen te doen. Zie Vaste opmaak voor brieven instellen in Word.