Hoe maak je een vaste opmaak voor je brieven in Word? Met als doel dat je de opmaak van een brief niet steeds opnieuw hoeft in te stellen, maar meteen aan het werk kunt met een document. Je krijgt zo correspondentie die er professioneel en consistent uitziet. Deze handleiding is geschreven voor Word 2013, 2010 en 2007.

Stap 1. Document openen

Als je het artikel ‘Maak een Word sjabloon van je briefpapier‘ hebt gelezen en een achtergrond van je briefpapierontwerp hebt gemaakt in een Word sjabloon, open dan dat document. Heb je geen Word sjabloon met je briefpapier als achtergrond, maak dan een nieuw document en sla dat op als Word sjabloon (in Engelstalige versies: ‘template’).

Stap 2. Marges Instellen

Kies onder Pagina Indeling > Marges > Normaal (2,5 cm aan alle zijden)

marges brief instellen

Stap 3. Tekstonderdelen invoegen

Nu ga je de vaste tekstonderdelen van je standaardbrief invoegen. Dat doe je met behulp van ‘brackets’. Daardoor kun je gemakkelijk zien waar je je brief nog niet hebt ingevuld.

In principe zet je alle gegevens links tegen de kantlijn. De volgorde staat hieronder. Je kunt de tekstonderdelen eenvoudig uit het artikel kopiëren en in je Word document plaatsen. Dan hoef je het niet meer over te typen en heb je de meeste witregels al toegevoegd. Uiteraard is het tekstonderdeel [Brief inhoud]  een stuk omvangrijker dan 1 regel.

De verschillende onderdelen zijn:

[Bedrijfsnaam]

[Contactpersoon]

[Adres en woonplaats]

 

 

[Plaatsnaam en datum]

 

[Onderwerp]

 

[Aanhef]

 

[Brief inhoud]

 

[Afsluiting]

 

 

[Ondertekening met digitale handtekening of getypte naam]

Stap 4: Kies een lettertype

Kies voor een zakelijk en prettig leesbaar lettertype. Wanneer je je brief digitaal verstuurd, zorg er dan voor dat je een lettertype gebruikt dat op meeste computers staat. Dan weet je zeker dat je brief eruit komt te zien zoals je ‘m bedoeld hebt. Voorbeelden hiervan zijn: Arial en Verdana. Wil je een wat klassiekere uitstraling dan kun je kiezen voor Georgia of Times New Roman. Kijk ook welk lettertype het beste bij je huisstijl past.

Stap 5: Kies lettergrootte

De beste lettergrootte is afhankelijk van het lettertype dat je hebt gekozen. Vaak zal een grootte van 10 of 11 ideaal zijn. Zorg ervoor dat het prettig leesbaar is. Als er onderdelen in je brief zitten die je kleiner of groter wilt hebben, dan kun je dat nu als standaard instellen.

Stap 6: Regelafstand

Kies voor 1,15 of 1,5. Is ook afhankelijk van het lettertype en van de hoeveelheid tekst die je hebt.

regelafstand briefpapier

Stap 7: Opslaan van het document

Wanneer je de bovenstaande brief hebt opgemaakt Klik dan op > Opslaan als
Selecteer de map waar je je sjabloon wilt opslaan
Geef het document een herkenbare naam
Kies bij Opslaan als: > Word sjabloon (in Engelstalige versies: ‘template’)

Het sjabloon met de vaste opmaak gebruiken

De opmaak van je sjabloon is klaar. Als je nu het Word sjabloon opent moet je op de plaats van de tekstonderdelen de juiste informatie plaatsen voor de betreffende brief. Sla het bestand op (het wordt automatisch een Word document). Het sjabloon zelf zal ongewijzigd blijven en kun je zo telkens opnieuw gebruiken voor alle brieven die je verstuurt, zowel digitaal als per post.