Hoe maak je in Outlook een goede email handtekening met je logo en social media? Een goede email handtekening geeft in een oogopslag je belangrijkste gegevens weer en laat je lezers weten waar ze meer informatie over jouw bedrijf kunnen vinden. Bijvoorbeeld door een link naar je website, de social media die je gebruikt of een verwijzing naar je blog. Deze handleiding is geschreven voor Outlook 2016, 2013, 2010 en 2007.
Het kan handig zijn om gebruik te maken van verschillende email handtekeningen. Zo maak ik zelf gebruik van een formele, een informele en een offerte handtekening. De laatste bevat ook een juridische disclaimertekst die zo automatisch wordt toegevoegd aan mijn e-mails met een offerte.
Heb je geen tijd om zelf een e-mailhandtekening te maken? Maaike Scherpenzeel doet dit met plezier voor je.
Of lees dit blogartikel:
Hieronder zie je alvast het eindresultaat van deze handleiding:
Je email handtekening maken in Outlook
Stap 1: Naar Handtekeningen toe
Open een nieuwe e-mail. Klik op het tabblad > Bericht.
Klik daar in de groep Opnemen (kan ook dat deze Toevoegen heet) op > Handtekening en dan op > Handtekeningen
Stap 2: Nieuwe handtekening aanmaken
Klik in het scherm Handtekeningen en e-mailpapier op > Nieuw
Stap 3 – Naam geven
Typ nu in het venster Nieuwe handtekening de naam van je handtekening, bijv. Formeel. Klik op OK.
Stap 4: Email handtekening maken
Je kunt nu de handtekening gaan maken in het grote kader. Zet hier al je relevante contactgegevens in.
Let daarbij op dat:
- Je hetzelfde lettertype en dezelfde lettergrootte kiest die je normaal gebruikt in je e-mails.
- Je kleur kunt gebruiken om bepaalde onderdelen van je tekst te accentueren. Over het algemeen ziet je bericht er professioneler uit als alle tekst hetzelfde is als de rest van het bericht. Dit bereik je door de tekst in je email handtekening te selecteren en dan als kleur voor Automatisch te kiezen.
Kom je er niet uit? Laat je e-mail handtekening door de schrijver van dit artikel maken.
Of verder met dit artikel:
Stap 5: Logo van je bedrijf toevoegen
Zorg ervoor dat je een versie van je logo hebt die liefst precies op maat is voor je email handtekening. Dus zo groot als die uiteindelijk moet worden. Verder moet de afbeelding van goede kwaliteit zijn en tegelijkertijd zo licht mogelijk in aantal kb’s (kilobytes). Ikzelf houd een getal van onder de 40 kb aan (liever nog de helft daarvan). Met de handleiding Online een afbeelding of foto verkleinen kun je het logo zelf verkleinen: dan is het handig om te weten dat het logo in het voorbeeld hieronder zo’n 95 pixels breed is.
Ga met de cursor op de juiste plek in de handtekening staan waar je je logo wil plaatsen.
Klik op het icoon > Afbeelding invoegen
en blader dan naar de map met je (verkleinde) logo. Klik hem aan en klik op OK. De afbeelding verschijnt in je email handtekening. Je kunt je logo eventueel op die plek nog schalen, maar liever niet omdat dit ten koste van de kwaliteit kan gaan.
Stap 6: Social media toevoegen
Voeg op dezelfde wijze als je logo op de juiste plek de iconen toe van de social media waarop je actief bent. Plaats tussen de iconen telkens een spatie ruimte zodat ze mooi naast elkaar komen te staan.
Als je geen social media iconen hebt kun je ze misschien online vinden, bijv. op:
- http://sawb.deviantart.com/art/Social-Icons-Pack-123247215
- http://www.iconarchive.com/category/social-network/web-2-icons-by-fasticon.html
Stap 7: Link toevoegen aan je social media iconen
Klik het eerste social media icoon. Klik dan icoontje in de werkbalk om een link toe te voegen.
Voeg in het schermpje dat opent de url (linkadres) in op de aangegeven plek. Klik daarna op OK.
Stap 8: Link naar je website toevoegen
Typ in je handtekening op de juiste plaats de url van je website. Dat kan zonder ‘http://’ ervoor.
Ik vind het mooi als mijn website de kleur van mijn huisstijl heeft. Je kunt het een kleurtje geven via het kleurenpaneel. Selecteer daarvoor eerst de url en kies jouw kleur uit.
Terwijl de url geselecteerd blijft klik je daarna op het icoon in de werkbalk om een link toe te voegen. In het geopende schermpje vul je de url in. Zorg ervoor dat je bij Adres: de url inclusief ‘http://’ invult. Bij Weer te geven tekst: (bovenaan) is het mooier zonder.
Stap 9: Opslaan
Sla nu je nieuwe email handtekening op!
Stap 10: Toewijzen aan een email account
Kies het email account uit waar deze handtekening voor bedoeld is. Kies dan achter Nieuwe berichten: en Antwoorden en doorgestuurde berichten: de email handtekening. Klik daarna op OK. Je email handtekening is klaar!
Stap 11: Je nieuwe email handtekening gebruiken
Als je nu een nieuwe email aanmaakt komt daar vanzelf je handtekening in te staan, mits je de email verstuurt vanuit het geselecteerde email account.
Je kunt ook een handtekening handmatig invoegen. Klik dan in een emailbericht op het tabblad > Bericht en klik daar in de groep Opnemen (kan ook dat deze Toevoegen heet) op > Handtekening en dan op > de naam van de handtekening (in dit geval Formeel).
