Email handtekening in Outlook maken met logo en social media

Hoe maak je in Outlook een goede email handtekening met je logo en social media? Een goede email handtekening geeft in een oogopslag je belangrijkste gegevens weer en laat je lezers weten waar ze meer informatie over jouw bedrijf kunnen vinden. Bijvoorbeeld door een link naar je website, de social media die je gebruikt of een verwijzing naar je blog. Deze handleiding is geschreven voor Outlook 2016, 2013, 2010 en 2007.

Het kan handig zijn om gebruik te maken van verschillende email handtekeningen. Zo maak ik zelf gebruik van een formele, een informele en een offerte handtekening. De laatste bevat ook een juridische disclaimertekst die zo automatisch wordt toegevoegd aan mijn e-mails met een offerte.

Hieronder zie je alvast het eindresultaat van deze handleiding:

De email handtekening

Je email handtekening maken in Outlook

Stap 1: Naar Handtekeningen toe

Open een nieuwe e-mail. Klik op het tabblad > Bericht.
Klik daar in de groep Opnemen (kan ook dat deze Toevoegen heet) op > Handtekening en dan op > Handtekeningen
Handtekeningen openen

Stap 2: Nieuwe handtekening aanmaken

Klik in het scherm Handtekeningen en e-mailpapier op > Nieuw

Nieuwe handtekening aanmaken

Stap 3 – Naam geven

Typ nu in het venster Nieuwe handtekening de naam van je handtekening, bijv. Formeel. Klik op OK.

Naam geven

Stap 4: Email handtekening maken

Je kunt nu de handtekening gaan maken in het grote kader. Zet hier al je relevante contactgegevens in.

Tekst invoegen

Let daarbij op dat:

  • Je hetzelfde lettertype en dezelfde lettergrootte kiest die je normaal gebruikt in  je e-mails.
  • Je kleur kunt gebruiken om  bepaalde onderdelen van je tekst te accentueren. Over het algemeen ziet je bericht er professioneler uit als alle tekst hetzelfde is als de rest van het bericht. Dit bereik  je door de tekst in je email handtekening te selecteren en dan als kleur voor Automatisch te kiezen.

Stap 5: Logo van je bedrijf toevoegen

Zorg ervoor dat je een versie van je logo hebt die liefst precies op maat is voor je email handtekening. Dus zo groot als die uiteindelijk moet worden. Verder moet de afbeelding van goede kwaliteit zijn en tegelijkertijd zo licht mogelijk in aantal kb’s (kilobytes). Ikzelf houd een getal van onder de 40 kb aan (liever nog de helft daarvan). Met de handleiding Online een afbeelding of foto verkleinen kun je het logo zelf verkleinen: dan is het handig om te weten dat het logo in het voorbeeld hieronder zo’n 95 pixels breed is.

Ga met de cursor op de juiste plek in de handtekening staan waar je je logo wil plaatsen.

Klik op het icoon > Afbeelding invoegen

en blader dan naar de map met je (verkleinde) logo. Klik hem aan en klik op OK. De afbeelding verschijnt in je email handtekening. Je kunt je logo eventueel op die plek nog schalen, maar liever niet omdat dit ten koste van de kwaliteit kan gaan.

Logo toevoegen

Stap 6: Social media toevoegen

Voeg op dezelfde wijze als je logo op de juiste plek de iconen toe van de social media waarop je actief bent. Plaats tussen de iconen telkens een spatie ruimte zodat ze mooi naast elkaar komen te staan.

Als je geen social media iconen hebt kun je ze misschien online vinden, bijv. op:

Social media iconen toevoegen

Stap 7: Link toevoegen aan je social media iconen

Klik het eerste social media icoon. Klik dan icoontje in de werkbalk om een link toe te voegen.

Link toevoegen aan social media

Voeg in het schermpje dat opent de url (linkadres) in op de aangegeven plek. Klik daarna op OK.

Link plakken

Stap 8: Link naar je website toevoegen

Typ in je handtekening op de juiste plaats de url van je website. Dat kan zonder ‘http://’ ervoor.

Ik vind het mooi als mijn website de kleur van mijn huisstijl heeft. Je kunt het een kleurtje geven via het kleurenpaneel. Selecteer daarvoor eerst de url en kies jouw kleur uit.

Link naar je website toevoegen aan email handtekening

Terwijl de url geselecteerd blijft klik je daarna op het icoon in de werkbalk om een link toe te voegen. In het geopende schermpje vul je de url in. Zorg ervoor dat je bij Adres: de url inclusief ‘http://’ invult. Bij Weer te geven tekst: (bovenaan) is het mooier zonder.

Link plakken

Stap 9: Opslaan

Sla nu je nieuwe email handtekening op!

Handtekening opslaan

Stap 10: Toewijzen aan een email account

Kies het email account uit waar deze handtekening voor bedoeld is. Kies dan achter Nieuwe berichten: en Antwoorden en doorgestuurde berichten:  de email handtekening. Klik daarna op OK. Je email handtekening is klaar!

Toewijzing aan email adres

Stap 11: Je nieuwe email handtekening gebruiken

Als je nu een nieuwe email aanmaakt komt daar vanzelf je handtekening in te staan, mits je de email verstuurt vanuit het geselecteerde email account.

Je kunt ook een handtekening handmatig invoegen. Klik dan in een emailbericht op het tabblad > Bericht en klik daar in de groep Opnemen (kan ook dat deze Toevoegen heet) op > Handtekening en dan op > de naam van de handtekening (in dit geval Formeel).

Handmatig toevoegen

Reageer op dit artikel:

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.